Facturación electrónica de la DIAN Colombia con WooCommerce WordPress.

La facturación electrónica con DIAN en Colombia integrada con WooCommerce en WordPress es un proceso esencial para tiendas en línea que deben cumplir con las regulaciones fiscales colombianas. Aquí se explica todo lo relevante sobre el tema:

✅ ¿Qué es la facturación electrónica con la DIAN?.

Es el sistema mediante el cual los contribuyentes deben generar, enviar y recibir facturas electrónicas que cumplen con las especificaciones técnicas y legales de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

🛒 WooCommerce + WordPress: ¿Cómo se relaciona con la facturación electrónica?.

WooCommerce es una plataforma de comercio electrónico que funciona como plugin de WordPress. Al vender productos o servicios, necesitas generar facturas. En Colombia, esas facturas deben ser electrónicas y reportadas a la DIAN.

WooCommerce no incluye de forma nativa la facturación electrónica según las especificaciones de la DIAN. Por eso, necesitas una integración adicional.

🔌 Métodos para integrar la facturación electrónica con DIAN en WooCommerce.

1. Plugins y soluciones integradas.

Existen plugins y servicios externos que permiten la integración entre WooCommerce y la DIAN. Algunos populares son:

🧩 Plugins disponibles:

• Facturacom.co / Alegra / Siigo / Carvajal / Facture:
  Estos servicios funcionan como proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. Puedes conectar WooCommerce a estos sistemas vía API o plugins específicos.
• Plugin Facturación Electrónica DIAN para WooCommerce (disponible en algunos marketplaces o desarrollado a medida):
  • Genera automáticamente una factura electrónica cada vez que un pedido es completado.
  • Se conecta a un proveedor tecnológico para emitir la factura.
  • En algunos casos, guarda una copia en PDF y XML.

⚠️ Muchos de estos plugins no están en el repositorio oficial de WordPress y deben contratarse con el proveedor directamente o desarrollarse a medida.

2. Integración mediante API.

Puedes conectar WooCommerce a un proveedor tecnológico mediante API REST. El flujo típico sería:

1. Cliente hace una compra en tu tienda.
2. WooCommerce registra el pedido.
3. Tu sistema (o plugin) toma los datos del pedido y genera una factura electrónica.
4. La factura se envía a la DIAN a través de la API del proveedor.
5. Se obtiene acuse de recibo (CUFE) y se guarda en WooCommerce.

🧾 Proveedores tecnológicos más usados en Colombia.

Los siguientes proveedores están autorizados por la DIAN y ofrecen integración con WooCommerce:

⚙️ Requisitos para usar facturación electrónica con WooCommerce.

1. Estar habilitado como facturador electrónico en la DIAN.
2. Tener un proveedor tecnológico autorizado.
3. Conectar WooCommerce con ese proveedor:
   • Mediante plugin.
   • Mediante integración personalizada por API.
4. Emitir facturas cada vez que se completa una venta.
5. Almacenar el CUFE y archivo XML/PDF para respaldo.

🧑‍💻 ¿Se puede hacer una integración personalizada?.

Sí. Si tienes conocimientos de desarrollo o un equipo técnico, puedes:

• Usar los webhooks de WooCommerce.
• Crear un plugin personalizado que tome los datos del pedido.
• Enviar los datos a la API del proveedor tecnológico.
• Guardar la respuesta (incluyendo CUFE y enlaces a factura PDF/XML).

💡 Recomendaciones.

• Evalúa si necesitas facturación POS o solo electrónica por ventas en línea.
• Asegúrate de que tu proveedor esté actualizado con las últimas resoluciones de la DIAN.
• Verifica que las facturas cumplan con la numeración autorizada y vigencia.
• Incluye campo de NIT, tipo de documento, y otros datos exigidos por la DIAN.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia ha avanzado significativamente en sus requisitos de Facturación Electrónica, y el año 2025 trae consigo nuevas actualizaciones y consolidaciones, especialmente para negocios de comercio electrónico que utilizan WooCommerce en WordPress.

A continuación, se detalla lo que debe esperar y cómo prepararse:

Requisitos Clave y Cambios de la DIAN para 2025.

• Modelo de Pre-validación: Colombia opera bajo un modelo de pre-validación. Todos los documentos electrónicos tributarios (facturas, documentos equivalentes, etc.) deben ser enviados primero a la DIAN para su revisión y aprobación antes de ser entregados al destinatario final. Solo después de la validación de la DIAN se consideran legalmente emitidos.
• Obligatorio para la Mayoría de Empresas: La facturación electrónica es obligatoria para la mayoría de las empresas en Colombia desde 2019. Esto incluye transacciones B2B, B2C y B2G.
• Información Simplificada del Adquirente (Novedad para 2025): A partir de abril de 2025, un nuevo servicio de la DIAN permite generar facturas electrónicas solo con el tipo y número de identificación del comprador (NIT o cédula). Si el comprador no está en la base de datos de la DIAN, solo se podrán solicitar tres datos: nombre completo/razón social, tipo y número de identificación, y correo electrónico (si desea recibir la factura electrónicamente).
• Documentos Equivalentes Electrónicos: Los tiquetes POS tradicionales han sido reemplazados en gran medida por documentos equivalentes electrónicos para transacciones que superen las 5 UVT (Unidad de Valor Tributario), que es aproximadamente $235.000 COP en 2025. Esto significa que su tienda WooCommerce debe generar, transmitir y almacenar estos documentos de forma digital.
• Formatos Obligatorios: Las facturas deben emitirse en formato XML, específicamente el estándar UBL 2.1 CO, e incluir los códigos CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) y códigos QR legalmente requeridos.
• Firmas Digitales: Las firmas digitales son obligatorias para la autenticación y prevención de fraudes.
• Validación en Tiempo Real: Las facturas deben ser validadas en tiempo real a través de proveedores tecnológicos autorizados.
• Archivo: Las facturas deben archivarse durante cinco años según la legislación fiscal colombiana.
• Integración con la DIAN: Las empresas deben usar software autorizado por la DIAN o conectarse a través de un proveedor tecnológico certificado para gestionar electrónicamente todos los eventos relacionados con sus facturas (ej., acuses de recibo o aceptación).
• Implementación Gradual para Algunos Documentos: La DIAN ha establecido cronogramas de implementación gradual para varios documentos equivalentes electrónicos (ej., servicios de transporte, espectáculos, servicios públicos), con plazos que varían según el tipo de documento y la categoría del contribuyente.
• Mayor Control y Auditoría Electrónica: La DIAN contará con herramientas avanzadas para detectar irregularidades en la facturación.
• Nuevos Sectores: Se espera que la facturación electrónica sea obligatoria para profesionales independientes con ingresos superiores a cierto umbral en el segundo trimestre de 2025.

Integración de WooCommerce y WordPress.

Integrar WooCommerce con el sistema de facturación electrónica de la DIAN requiere conectar su tienda en línea a un proveedor tecnológico certificado (Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN) o utilizar una solución que se integre directamente con las APIs de la DIAN como “software propio”.

Así es como suele funcionar:

1. Seleccione un Proveedor Tecnológico Certificado: Este suele ser el enfoque más directo y recomendado. Estos proveedores están autorizados por la DIAN para manejar las complejidades técnicas de la facturación electrónica, incluyendo la conversión de formatos, las firmas digitales, la pre-validación y la transmisión a la DIAN. Sistemas ERP populares como Siigo y Odoo también ofrecen módulos de facturación electrónica conformes con la DIAN que pueden integrarse con WooCommerce.
2. Plugins de WooCommerce: Varios plugins de WordPress están disponibles para facilitar esta integración. Estos plugins suelen:
   • Sincronizar Pedidos: Capturar los datos de los pedidos de WooCommerce.
   • Generar Facturas: Enviar estos datos a la plataforma de su proveedor tecnológico elegido.
   • Recibir Facturas Validadas: Recuperar la factura electrónica pre-validada (XML y PDF con código QR) del proveedor después de la aprobación de la DIAN.
   • Adjuntar a Correos/Proporcionar Descarga: Permitir a los clientes recibir sus facturas electrónicas por correo electrónico o descargarlas desde su historial de pedidos.
   • Gestionar Datos: Manejar los datos del cliente de acuerdo con los requisitos de la DIAN, incluida la captura de datos simplificada para 2025.
   • Ejemplos de Funcionalidad de Plugins: Busque plugins que:
     • Soporte los formatos XML conformes con la DIAN (UBL 2.1 CO).
     • Generen códigos CUFE.
     • Manejen firmas digitales.
     • Permitan la personalización de las facturas en PDF con el logotipo y los detalles de su empresa.
     • Habiliten la descarga masiva de facturas.
     • Se integren con varios proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.
3. Integración API: Si cuenta con recursos de desarrollo, también puede considerar una integración API personalizada directamente con el sistema de su proveedor tecnológico elegido o, si su negocio califica como “software propio”, directamente con las APIs de la DIAN.

Pasos para Implementar la Facturación Electrónica en su Tienda WooCommerce.

1. Comprenda la Regulación de la DIAN: Manténgase actualizado sobre las últimas resoluciones de la DIAN (ej., Resolución 000165 de 2023, Resolución 000202 de 2025, y cualquier actualización posterior) para asegurar el cumplimiento total.
2. Elija un Proveedor Tecnológico: Investigue y seleccione un proveedor tecnológico certificado por la DIAN que se alinee con las necesidades y el presupuesto de su negocio. Muchos proveedores ofrecen soluciones específicamente para e-commerce.
3. Obtenga un Certificado Digital: Necesitará un certificado de firma digital de una autoridad de certificación aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para firmar digitalmente sus facturas electrónicas.
4. Inscripción en la DIAN: Regístrese ante la DIAN como emisor de factura electrónica.
5. Plugin de WooCommerce/Integración Personalizada:
   • Plugin: Instale y configure un plugin de WooCommerce compatible para la facturación electrónica. Esto generalmente implica ingresar claves API o credenciales proporcionadas por su proveedor tecnológico elegido.
   • Integración Personalizada: Si desarrolla una solución personalizada, trabaje con desarrolladores con experiencia en los anexos técnicos de la DIAN y las integraciones API.
6. Pruebas y Certificación: Realice el proceso de certificación con la DIAN (a menudo facilitado por su proveedor tecnológico) para asegurarse de que su sistema esté configurado correctamente y pueda generar y transmitir documentos electrónicos válidos.
7. Puesta en Marcha: Una vez certificado, podrá comenzar a emitir facturas electrónicas directamente desde su tienda WooCommerce.

El objetivo de la DIAN es mejorar la transparencia fiscal, reducir la evasión y modernizar los procesos comerciales. Si bien esto presenta un desafío de cumplimiento para los negocios de WooCommerce, la integración adecuada puede optimizar las operaciones y garantizar la adhesión a las leyes fiscales colombianas en 2025 y en adelante.

Aquí tienes información actualizada y detallada sobre la facturación electrónica de la DIAN en Colombia y su integración con WooCommerce en WordPress, considerando tendencias y requisitos hasta 2025:

1. Contexto de la Facturación Electrónica en Colombia (2025).

• Obligatoriedad: Desde 2022, la DIAN ha establecido la obligatoriedad de emitir facturación electrónica para ciertos contribuyentes y sectores, ampliándose progresivamente a toda la economía.
• Normativa: La regulación está contenida en la Resolución 000042 de 2023 y otras normativas complementarias, que definen los requisitos técnicos, formatos y procesos para la emisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas.
• Requisitos principales: La factura electrónica debe cumplir con estándares técnicos (formato XML, firma digital, sello de tiempo, etc.) y debe enviarse en tiempo real o en plazos establecidos a la DIAN para su validación y autorización.

2. Requisitos Técnicos para la Facturación Electrónica en Colombia.

• Formato: XML estructurado según el estándar definido por la DIAN.
• Firma digital: La factura debe ser firmada digitalmente con un certificado válido.
• Envío a la DIAN: La factura electrónica debe enviarse a través de los servicios web de la DIAN (Web Services), utilizando un proveedor de servicios tecnológicos autorizado (PSE).

3. Integración de WooCommerce con la Facturación Electrónica de la DIAN.

Para integrar WooCommerce en WordPress con la facturación electrónica en Colombia, es recomendable seguir estos pasos:

a) Plugins y soluciones disponibles:

• Plugins específicos de facturación electrónica: Existen plugins desarrollados para automatizar la emisión de facturas electrónicas desde WooCommerce, algunos son:
  • WooCommerce Facturación Electrónica DIAN: Plugins como “WooCommerce DIAN Electronic Invoice” que soportan la generación y envío de facturas electrónicas.
  • Plugins de terceros: Plataformas como Facturador Electrónico Colombia, Facturador WooCommerce, o soluciones integradas en ERPs que se conectan con WooCommerce.
• Plataformas de facturación electrónica integradas: Servicios como Siesa, Facturador.co, FacturaDirecta, entre otros, ofrecen integraciones con WooCommerce mediante API.

b) Proceso general de integración:

1. Configuración del plugin o API: Configurar las credenciales y parámetros necesarios en el plugin o en la API del proveedor de servicios.
2. Automatización de la emisión: Cuando un cliente realiza una compra, el sistema genera automáticamente la factura en formato XML, firma digitalmente, y la envía a la DIAN.
3. Recepción y validación: La DIAN valida y autoriza la factura en tiempo real.
4. Entrega al cliente: La factura electrónica, incluyendo el PDF y XML, se envía automáticamente al cliente vía email o se pone a disposición en su cuenta.

c) Recomendaciones técnicas:

• Certificado digital: Adquirir un certificado digital válido para firma (por ejemplo, desde una autoridad certificadora reconocida en Colombia).
• Hosting y seguridad: Asegurarse de que el servidor donde está alojado WordPress/WooCommerce tenga la capacidad de manejar integraciones y sea seguro.
• Backup y almacenamiento: Cumplir con los requisitos de almacenamiento y respaldo de facturas electrónicas establecidos por la DIAN.

4. Consideraciones para 2025:

• Actualizaciones normativas: La DIAN continúa actualizando sus requisitos tecnológicos y de procedimiento, por lo que es fundamental mantenerse informado.
• Compatibilidad: Asegurarse de que los plugins o integraciones utilizados estén actualizados y sean compatibles con las versiones más recientes de WordPress y WooCommerce.
• Automatización: La tendencia apunta hacia mayor automatización y uso de APIs para reducir errores y mejorar la eficiencia.
• Certificación y pruebas: Realizar pruebas en ambiente de prueba (sandbox) antes de pasar a producción, para garantizar la correcta generación y envío de facturas.

5. Resumen de pasos para una implementación exitosa:

1. Evaluar las necesidades y volumen de ventas.
2. Elegir un plugin o plataforma de facturación compatible con WooCommerce y que soporte la facturación electrónica DIAN.
3. Adquirir y configurar el certificado digital para firma.
4. Configurar la integración con la DIAN, incluyendo los servicios web y credenciales.
5. Realizar pruebas en entorno de prueba.
6. Implementar en producción y capacitar al equipo para gestionar posibles incidencias.

Facturación Electrónica de la DIAN Colombia con WooCommerce en WordPress.

Para implementar la facturación electrónica exigida por la DIAN en Colombia usando WooCommerce en WordPress, sigue estos pasos:

Requisitos previos:

• Tener un sitio WordPress con WooCommerce instalado.
• Estar registrado como contribuyente en la DIAN.
• Tener certificado digital (software o hardware) vigente.

Soluciones disponibles:

1. Plugins especializados.

Los plugins más utilizados son:

• WooCommerce DIAN Facturación Electrónica: Plugin colombiano específico para este fin.
• Facilito Facturación Electrónica: Solución popular con integración DIAN.
• Siigo Nube Facturación: Integración con el software contable Siigo.

2. Pasos para implementación:

1. Registro en la DIAN:
   • Obtener tu número de identificación tributaria (NIT).
   • Solicitar el certificado digital en la DIAN.
   • Registrar tu software de facturación en el portal de la DIAN.
2. Configuración del plugin:
   • Instalar y activar el plugin elegido.
   • Ingresar los datos tributarios de tu empresa.
   • Configurar los tipos de documentos electrónicos (factura, nota crédito, etc.).
   • Establecer las numeraciones autorizadas.
3. Pruebas en ambiente de validación:
   • Realizar pruebas en el ambiente de habilitación de la DIAN.
   • Enviar documentos de prueba y verificar su aceptación.
4. Pasar a producción:
   • Una vez aprobadas las pruebas, activar el modo producción.
   • Configurar la firma digital y sellado de documentos.

Características que debe incluir

• Generación automática de facturas electrónicas (XML y PDF)
• Numeración consecutiva según autorización DIAN
• Firma digital con certificado
• Envío automático al cliente y a la DIAN
• Generación de documentos equivalentes (para ventas a no responsables de IVA)
• Notas crédito y débito electrónicas
• Consulta y representación gráfica de documentos

Consideraciones importantes

• Respaldo legal: Los documentos deben conservarse por al menos 5 años.
• Tiempos de respuesta: La DIAN tiene hasta 48 horas para aceptar/rechazar una factura.
• Actualizaciones: Mantén tu plugin actualizado por cambios en normativas.